「ざんねんな情報共有ずかん」長時間スケジュール調整労働

ざんねんな情報共有ずかんの第3弾は、「長時間スケジュール調整労働」です。

スケジュール調整で苦労する人たち
なぜ「偉い人」は忙しいのか
会議室が足りない
会議を減らすための対策

スケジュール調整で苦労する人たち

「ざんねんな情報共有ずかん」長時間スケジュール調整労働 — 出典：サイボウズWebサイト

皆さんも経験上、上司を巻き込んだミーティングを設定する際、スケジュール調整に苦労することが多いと思います。ざんねんな情報共有ずかんでは、そんな話を取り上げています。

特に部長や課長などの「偉い人」たちはとても忙しく、いつも席を外していて、ミーティングの設定もままならないことが多いのではないでしょうか。ざんねんな情報共有ずかんの設定も、部長と課長と会議室の都合の良い時間を探していたら日が暮れた、という笑い話です。

まさかリアルな世界で、1日中スケジュール調整をしていたという人はいないと思いますが、この調整作業でいつもストレスを感じている人も多いことでしょう。

なぜ「偉い人」は忙しいのか

それでは、なぜ偉い人はいつも忙しいのでしょうか。日本企業の部長や課長たちはそれぞれ部や課といった組織を持っています。そして通常はその組織について責任を負っています。つまりその組織の範囲内で、様々な意思決定をする必要があるのです。

一方で意思決定をするためには、色々な情報が必要になります。その情報を部長や課長にインプットするために色々な会議が行われているケースが多いのです。いわゆる「根回し」というものです。

日本企業では、このような根回しが日常茶飯事として行われています。そのため、いつも部長や課長は忙しい＝いつも会議に出席している、ということになるのです。朝から夕方までずっと席にいないで、会議室を渡り歩いているという部長さんや課長さんの何と多いことか。この状況を打破するにはどうすればいいでしょうか。

会議室が足りない

もう一つ問題があります。会議が多くなると、必然的に会議室が足りないという現象が起きています。そのため、ミーティングで会議室を取ろうとしてもいつも予約で一杯の状況になります。

苦労して部長と課長のスケジュールを調整したのに、その時間に会議室が空いていないという経験のある人も多いと思います。とてもがっかりする瞬間です。

一方で会議室が予約で一杯のはずなのに、実際は空いているというケースも散見されます。これは、ミーティングを設定して会議室を予約したのに、急遽部長や課長の予定が変更になってしまいミーティングをキャンセルするケースが多いためです。ミーティングはキャンセルになったけれども、会議室のキャンセルはしない、あるいは忘れたというケースです。

会社によっては、このようなケースを無くそうという取り組みをしているところもあります。会議室利用の予定時間を過ぎても空いている場合は、勝手に使ってよいというルールを設けたり、あるいは会議室の空き状況がリアルタイムでわかるツールを入れたりします。

でも、これは本質的な問題の解決にはなっていないですね。

会議を減らすための対策

それでは、会議を減らすにはどうすればいいでしょうか。そもそも根回しをやめてしまえばいい、という議論もあるでしょう。それはその通りだと思います。これができればベストの対応でしょう。でもなかなかそうはいかないというのが現実だろうと思います。

やはり重要なのは、普段から上司と部下のコミュニケーションを密に行うということではないかと思います。毎週One on Oneのミーティングで仕事の進捗状況を確認したり、課題は何かをお互いに共通理解していれば、部長や課長の意思決定もできるようになり、根回しのための無駄な会議を減らせるのではないかと思います。

もう一つは、メンバーの役割を明確にするということだと思います。日本企業においては、それぞれのメンバーの役割が不明確であるというケースが多く見られます。そのため、ある一つの事を決めるのに多くのメンバーが集まらないと話ができないということになってしまうのです。

それでもどうしても会議は無くならないという場合は、以前ご紹介した会議時間を減らすためのマイクロソフトの取り組みも参考になるかもしれません。「時間は30分」、「人数は5人まで」、「コラボはTeams活用」という考え方です。