「ざんねんな情報共有ずかん」の4回目となります。今回は、ファイル名の付け方について考えてみたいと思います。
これが最終ファイル名？
会社でパソコンを操作している際に、必ず遭遇するのがファイル名です。WordやExcelやPower Pointなど、ビジネスパーソンが日々扱うファイルが沢山あります。その中でもファイル名の付け方について悩む人は多いと思います。いや、言い換えると付けられた名前で悩む人が多いということかもしれません。
「ざんねんな情報共有ずかん」でも、そんな悲劇をユーモラスに表現しています。「最終と名乗るファイルは、最終ではない。」というコメントが付けられているのが最高です。上の図でも、報告書に名前が付けられています。これは複数の人が次々と更新してゆき、3つ目までは作業中となっていますが、4つ目のファイル名には「最終」という名前が付けられています。しかしその後も「最終2」とか、「今度こそ最終です」という名前がついています。おそらく、この後も誰かが更新するのでしょう。
なぜファイル名は書き換えられるのか
ビジネスシーンでは、このケースはよくあります。これで最終だろうと思ったファイルに、細かい修正が入り次々と更新されてゆく。考えられる理由は以下のものがあると思います。
- 上司のレビューで見直しが入った
- 担当者の思いで修正した
- レイアウトなどの表示を修正した
1はある程度やむを得ないケースでしょう。資料の品質を上げる意味でも、第三者からのレビューは重要です。特に、上司の広い視点で見てもらうということは必要だと思います。ただ、上司にも細かい点をいくつも指摘する人がたまにいますので要注意です。
2については、気持ちはよくわかります。しかし、いつまでも「最終」にできずに修正をしているとキリがありません。しっかりと日程を決めて対応すべきでしょう。
3については、少し趣味の世界に入っている気がします。線の太さや色など、資料の本質とはあまり関係ないところにこだわる人がたまにいますが、これは少し考えた方がよいでしょう。
コラボレーションのメリットとデメリット
最近では、一つのファイルを複数の人で作成するというケースが増えていると思います。部署が違う人や違うオフィスで働いている人など、ITやネットワーク環境の進展によりこのようなコラボレーションが可能となってきました。これ自体はとてもよいことだと思います。
ただ、コラボレーションにもメリットとデメリットがありますので、それらを理解した上で作業をする必要があると私は思っています。
コラボレーションのメリット
それでは、まずコラボレーションのメリットから見てゆきます。
- 物理的に離れている人との作業が同時並行で進められる
- 資料作成の時間が短縮できる
1はとても大きなメリットだと思います。国内の支店・営業所・工場の人、あるいは海外拠点の人と資料を共有しながら、同時並行で作業が進めることができます。
2についても、従来のようにある人が終わったら次の人、ではなく1のように同時で作業が進められるため、全体として資料作成のための時間短縮が実現できると思います。
コラボレーションのデメリット
次に、コラボレーションのデメリットについて見てゆきます。
- 責任分担がはっきりしない
- いつまでもだらだらと資料の修正を続けてしまう
1については、とても重要なことです。複数の人が作業をすると、誰が責任者かがわからなくなり収拾がつかなくなります。
2については、前述の通り細かい修正をいつまでもやり続けるリスクがあります。
ファイル名を変えないための対策
それではコラボレーションを前提として、「ざんねんな情報共有ずかん」にあったような、ファイル名の書き換えを防ぐにはどうしたらよいでしょうか。
基本的な対策としては、コラボレーションツールを導入してしっかり活用することだと思います。マイクロソフトやGoogleあるいは国内であればサイボーズからも機能的なツールが出ていますので、これらをうまく活用してゆくということが必須です。
ただし、ツールを入れただけでは、うまくコラボレーションを進めることはできません。以下のようなことを同時に進めることが成功のポイントです。
- 資料作成のオーナーを決めておく
- 資料完成日程を決めておく
いずれも、先ほどコラボレーションのデメリットで述べたものの裏返しです。これらのルールをしっかりと決めてメンバーに徹底しておくことにより、コラボレーションはうまくいくと思います。
今日はこれくらいにしておきましょう。ではまた。
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