「ざんねんな情報共有ずかん」全社メール返信砲

前回「ざんねんな情報共有ずかん」の記事を書きました。読者の皆さんからの反応もよかったので、第2弾として「全社メール返信砲」編をお送りします。

全社メール返信砲とは何か
全社員向けのメールはどのような場合に使うのか
全社メール返信砲への対策

全社メール返信砲とは何か

「ざんねんな情報共有ずかん」で言っている「全社メール返信砲」とは何でしょうか。これは全社員向けに発信されたメールに対して、全員に返信というメールの機能を使って返信してしまう事を言います。例えば全社員が1,000名いた場合は、1,000通のメールが送られてしまうという事です。

「ざんねんな情報共有ずかん」では、全社員に向けた賞与の連絡に対して、「美味しいご飯食べ行こうよ」という私的なメールを全社員に返信する例を紹介しています。送り主の矢部さんという人は、それを受け取った人からの「矢部さん！全社に送ってます！」という返信メールを見て青くなっているという絵です。周りの人たちは白い目で矢部さんを見ています。

笑ってしまう話ですが、経験のある人もいるのではないでしょうか。私的なメールを全社員に送るというのはもってのほかですが、「了解です。」などと意味のない返信メールを全員に送る人はたまにいます。これもスマートな働き方の視点から見るといまいちな対応ですね。

全社員向けのメールはどのような場合に使うのか

そもそも、全社員向けのメールというのはどのような場合に使うのでしょうか。多くの場合は連絡事項です。「ざんねんな情報共有ずかん」の例のように、賞与が出るなど全社員が関係するような連絡事項です。

でもこのような連絡事項を、いちいちメールで送る必要があるでしょうか。全員に返信した矢部さんにも問題はありますが、送り側にも問題があるように見えます。

全社メール返信砲への対策

私が考える「全社メール返信砲」への対策は以下の通りです。

メール連絡を極力無くし、全社員が関係する連絡事項はメールではなくポータルサイトなどを活用する
連絡事項メールへの返信はしない
プライベートな連絡はメールを使用しない

1については、ポータルサイトがない会社の場合は掲示板でも代用可能です。ただし、全員が見るように仕向けるようなしくみが必要です。私がアメリカで働いていた時は、全社ポータルサイトがあり毎朝PCを起動すると必ずそのポータルサイトが立ち上がるようになっていました。メガホンのマークとともに、全社向けの連絡を見るように仕向けていたのです。

2については、返信は不要ですのでやめるべきです。送った方も返信が来る事を想定していないと思います。日本人の場合は、律儀に「メールをもらったのだから何か返信しないと失礼にあたる」などと考える人がいるようですが、ビジネスの世界ではこのような忖度は不要です。

3については、当たり前のことですね。最近はチャットを入れる会社も増えていると思いますので、食事や飲み会の誘いはメールではなくチャットで対応するのがいいでしょう。仕事以外の連絡もたまには必要ですからね。

今日はこれくらいにしておきましょう。ではまた。